دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای اساسی برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ است. اما نصب و تنظیمات این دستگاه‌ها شاید برای خیلی از کاربران ساده به نظر نیاید. به همین خاطر، در این مقاله قصد داریم تنظیمات اصلی دستگاه حضور و غیاب شامل تنظیم تاریخ، ساعت، تنظیم شبکه، تنظیمات ارتباطی، ثبت کاربران، ثبت رمز و … را برای شما شرح دهیم.
تنظیمات مهم برای شروع به کار دستگاه حضور و غیاب
1- تعریف کابر مدیر برای دستگاه حضور و غیاب
اولین کاری که باید قبل از شروع تنظیمات انجام دهید، این است که برای دستگاه یک کاربر مدیر (admin) تعریف کنید تا به غیر از او کسی نتواند به تنظیمات دستگاه حضور غیاب دسترسی داشته باشد. برای اینکار مراحل زیر را طی کنید:
ورود به منوها ˂ کاربران ˂ ثبت کاربر جدید ˂ تعریف کاربر جدید از طریق رمز، کارت، اثر انگشت یا چهره ˂ نقش کاربر : مدیر
2- تنظیم ساعت و تاریخ
یکی از مهمترین تنظیمات دستگاه حضور و غیاب، تنظیم تاریخ و زمان آن است. زیرا اگر تاریخ دستگاه درست نباشد، زمان ثبت ورود و خروج‌ها اشتباه ثبت خواهد شد. تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب به سه روش امکانپذیر است:
- تنظیم دستی
- تنظیم با نرم افزار
- تنظیم به صورت خودکار
2.1- تنظیم دستی ساعت دستگاه حضور و غیاب
برای تنظیم ساعت از روی دستگاه مراحل زیر را طی کنید :
ورود به منوها ˂ تنظیمات سیستم ˂ تنظیم زمان ˂ وارد کردن تاریخ و ساعت دقیق ˂ ذخیره و تأیید
2.2- تنظیم ساعت از طریق نرم افزار
برای تنظیم ساعت دستگاه حضور غیاب از طریق نرم افزار باید با آن ارتباط شبکه داشته باشید. اگر این ارتباط برقرار است، در منوهای نرم افزار به بخش تنظیم زمان رفته، ساعت و تاریخ مورد نظر را در کادر مربوطه وارد کرده و آن را تأیید کنید.
2.3- تنظیم ساعت به صورت خودکار
برای اینکار باید دستگاه‌تان قابلیت ارتباط شبکه و تنظیم خودکار داشته باشد. از طریق یک وب سرویس تنظیمات مورد نظر را انجام می‌دهید که ساعت و تاریخ دستگاه به صورت اتوماتیک از روی سرور تنظیم شود.
2.4- علت به هم خوردن و تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب چیست ؟
اگر دستگاه شما مشکل به هم خوردن زمان به صورت مستمر دارد، باید دلایل زیر را برای آن بررسی کنید :
- یکی از شایع‌ترین علل تغییر مستمر دستگاه حضور غیاب، خرابی باتری داخلی آن است که باید توسط یک کارشناس بررسی شده و در صورت لزوم باتری تعویض گردد.
- اگر دستگاه شما به صورت اتوماتیک از روی سرور تنظیم می‌شود، شاید تاریخ و ساعت آن کامپیوتر مشکل داشته باشد. در این صورت به کارشناسان شبکه شرکت خود مراجعه کنید، تا مشکلات را حل کنند.
3- تنظیم شبکه دستگاه حضور و غیاب
برای اینکه اطلاعات دستگاه ساعت زنی را از طریق شبکه دریافت کنید، باید تنظیمات مرتبط با آن را انجام دهید. به دلیل تخصصی بودن کار بهتر است آن را به یک کارشناس و کار بلد بسپارید. مهمترین بخش در تنظیم شبکه، بخش Ip Address است که باید ip مناسب و همگام با تنظیمات شبکه شرکت را روی آن ست کنید. البته قبل از آن باید اتصال فیزیکی بین کامپیوتر و دستگاه از طریق کابل شبکه یا wifi برقرار باشد.
مثال برای آدرس آی‌پی : 192.168.1.150
4- ثبت نام کاربران
برای اینکه پرسنل بتوانند ورود و خروج خود را بر روی دستگاه حضور غیاب ثبت کنند، باید اول آنها را از طریق کارت، رمز، اثر انگشت یا چهره روی دستگاه تعریف کنید. توجه کنید که برای ثبت اثر انگشت یا چهره، ممکن است دستگاه از شما بخواهد که چند بار انگشت یا چهره خود را به دستگاه نشان دهید. برای اینکار مراحل زیر را طی کنید:
ورود به منوها ˂ کاربران ˂ ثبت کاربر جدید ˂ ورود شماره کاربری منحصر به فرد ˂ انتخاب گزینه مورد نظر (رمز، کارت، انگشت، چهره) ˂ نقش کابر : کاربر عادی ˂ ثبت و ذخیره
5- تنظیم شیفت‌ها
یکی از مراحل حساس تنظیم دستگاه حضور و غیاب، و شیفت‌های کاری است. این مرحله به شما اجازه می‌دهد تا برای هر کارمند یک شیفت خاص تنظیم کنید. مثلاً اگر برخی از کارکنان شما در شیفت شب کار می‌کنند، باید ساعت‌های ورود و خروج رو مطابق با شیفت شب تنظیم کنید.
|
کارمند |
زمان شروع |
زمان پایان |
شیفت کاری |
|
علی |
08:00 |
16:00 |
روزانه |
|
مریم |
22:00 |
06:00 |
شبانه |
6- نصب نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب
بعد از اتصال دستگاه به شبکه، نوبت به نصب نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب رسید. این نرم‌افزار امکان مدیریت داده‌های حضور و غیاب رو فراهم می‌کنه و می‌توانید گزارشات کاملی از ورود و خروج کارکنان بگیرید. یکی از چالش‌ها در این بخش هماهنگ‌سازی اطلاعات بین نرم‌افزار و دستگاه بود.
مشکلاتی که ممکن است پیش بیاد
1- قطع ارتباط دستگاه با شبکه
یکی از مشکلاتی که ممکن است با آن مواجه شوید، قطع ناگهانی ارتباط دستگاه با شبکه است. این مشکل ممکن است به دلیل ناپایداری شبکه یا تنظیمات نادرست دستگاه پیش بیاد. اگر این مشکل برای شما هم پیش آمد، پیشنهاد می‌کنم یک بار دستگاه رو ری‌استارت کرده و دوباره تنظیمات آن را بررسی کنید.
2- مشکل در ثبت اثر انگشت
گاهی اوقات ممکن است دستگاه اثر انگشت را به درستی شناسایی نکند. در این حالت بهتر است تنظیمات حساسیت سنسور دستگاه را بررسی کنید یا انگشت‌ها رو تمیزتر کنید.
4- عدم سینک شدن داده‌ها
یکی دیگر از مشکلاتی که ممکن است پیش بیاد، عدم هماهنگی داده‌های دستگاه با نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب می‌باشد. در این حالت معمولاً یک ری‌استارت ساده نرم‌افزار مشکل رو حل می‌کند، ولی اگر حل نشد، بهتر است با پشتیبانی تماس بگیرید.
سوالات کاربران
- آیا دستگاه‌های حضور و غیاب فقط با اثر انگشت کار می‌کنند؟ نه، بسیاری از دستگاه‌ها هم با کارت و هم با رمز عبور و بعضی با تشخیص چهره کار می‌کنند.
- آیا امکان تعریف چند شیفت برای یک پرستل وجود دارد؟ بله، شما می‌توانید برای هر کارمند چند شیفت مختلف تنظیم کنید.
- اگر دستگاه به شبکه وصل نشد، چیکار کنیم؟ ابتدا کابل‌های شبکه رو بررسی کرده و مطمئن بشید که تنظیمات IP دستگاه درست هست. اگر مشکل ادامه داشت، ری‌استارت دستگاه ممکن است مشکل رو حل کند.
جمع بندی
تنظیم و استفاده از دستگاه حضور و غیاب ممکن است در ابتدا چالش‌برانگیز باشد، ولی با کمی صبر و حوصله می‌توانید از مزایای این ابزار بهره‌مند شوید. اگرچه مشکلاتی مثل عدم شناسایی اثر انگشت یا قطع ارتباط دستگاه گاهی پیش می‌آید، اما با رعایت نکات فنی و مشورت با افراد متخصص می‌توانید این مشکلات را برطرف کنید.